Hoe je sneller en betere feedback kunt krijgen

Hoe je sneller en betere feedback kunt krijgen

Tim Goudriaan No Comment
Geen categorie

Wacht jij soms dagen of weken op feedback van je begeleider? Zo ja, dan sta je er echt niet alleen voor.

Scriptiebureau Snelafstuderen presenteerde in december 2014 de resultaten van een onderzoek onder hbo en wo-studenten naar de reactietijd van scriptiebegeleiders aan de opleiding.

De uitkomst: studenten wachten gemiddeld achttien (!) dagen op een inhoudelijke reactie van hun opleiding, met een variatie van één tot zestig dagen.

Dit is natuurlijk veel te lang en niet acceptabel – je wilt natuurlijk graag gewoon door met je scriptie.

Wat doe jij?

Reageert jouw begeleider altijd laat, of vraagt hij of zij jou weleens om je eerdere mails te verduidelijken?

Dan is er een kans dat jouw manier van feedback vragen niet effectief is, en dat je daarom door je eigen toedoen onbedoeld langer wacht dan nodig is.

Jij, altijd

  Jij, altijd

Begeleiders kunnen allerlei goede en slechte redenen hebben om laat te reageren – dit is niet altijd te verhelpen. Maar jij kunt je kansen op een snellere én inhoudelijke reactie verhogen door effectief te communiceren.

Gebruik de template hieronder om op een effectieve manier om feedback te vragen. Na de template geef ik hier verdere uitleg en voorbeelden bij.

 

E-mail template om over te nemen

Om het extra makkelijk te maken, heb ik hieronder een template gemaakt die je zo kunt overnemen en aanpassen zoals je wilt. Iedereen heeft zijn eigen stijl, dus kijk wat voor jou en je begeleider het beste werkt.

—————————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam]/Beste [voornaam],

Ik hoop dat alles goed met u gaat. Zoals besproken stuur ik u bij deze mijn scriptie toe.

Sinds onze laatste afspraak heb ik de volgende zaken veranderd [liefst opsommen van algemeen naar specifiek, en/of chronologisch]:

  • Verandering sinds vorige versie 1
  • Verandering 2
  • Verandering 3
  • Verandering 4

Hierbij heb ik aan u de volgende vragen:

  • Vraag 1
  • Vraag 2
  • Vraag 3

Ik hoop dat ik een en ander duidelijk heb verwoord en zie uw reactie graag tegemoet. Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet,

[Naam]

—————————————–

Hieronder staan vier belangrijke punten waarmee je rekening kunt houden bij het schrijven van je e-mail, inclusief voorbeelden.

Tip: houd je mail concreet, to the point, en bondig – een half A4’tje is echt wel de max (tenzij je hierover andere afspraken maakt met je begeleider).

Tip2: sommige begeleiders vinden het prettig wanneer je ook in je document aangeeft wat je hebt veranderd, eventueel met kleurtjes.

 

  1. Kondig je verzoek om feedback aan

Effectief communiceren houdt in dat je rekening houdt met je publiek.

Scriptiebegeleiders hebben vaak meerdere studenten onder hun hoede, en sommigen doen dit ook nog eens naast een andere baan.

Omdat jij iets van je begeleider gedaan wilt krijgen, is het jouw taak om hier zo goed mogelijk rekening mee te houden.

Check daarom bij je begeleider van tevoren of je hem of haar op een bepaalde dag (of liever: geef meerdere dagen als optie) om feedback kan vragen. Hier lees je hoe.

Wanneer je ‘ineens’ mailt, zijn je kansen op een snelle, inhoudelijke reactie altijd minder groot.

Zorg er dan wel voor dat je je verzoek om feedback mailt wanneer je mail de grootste kans heeft om gelezen te worden. Met andere woorden: Stuur nooit e-mails op vrijdagmiddag, als je weet dat je begeleider alleen doordeweeks werkt. Rondom lunchtijd (12.00-13.00) uur is vaak een betere optie.

 

  1. Opmaak

Een slechte opmaak kan zelfs de meest interessante e-mails onderaan een to do-lijstje laten belanden. Gebruik witregels tussen alinea’s, en bulletpoints, zodat je mail makkelijk te lezen is.

Tip: zet de datum in de naam van je document.

 

  1. Spelling en grammatica

Type- en spelfouten kunnen je (onterecht) lui en/of slordig doen overkomen. Als jij die indruk wekt, dan hoef je ook geen extra inzet van je begeleider verwachten.

Gebruik daarom correcte interpunctie en hoofdletters. Tip: laat je e-mail desnoods checken door een vriend of vriendin.

 

  1. Wees helder en concreet

Te vaak ontvangen scriptiebegeleiders mails waaruit niet duidelijk is wat de student nu precies wilt weten. Als jij inhoudelijke feedback wilt, dan is het jouw taak om je begeleider daarbij te helpen. Wees daarom altijd helder en concreet in je mails en vragen.

Bedenk nogmaals dat een begeleider vaak meerdere, soms tientallen, studenten begeleid. Maak het hem of haar daarom zo makkelijk mogelijk om jou te helpen.

Met andere woorden:

  • Als je verbeteringen hebt doorgevoerd ten opzichte van een vorige versie, geef dan helder aan wat je hebt veranderd en waarom.
  • Als een bepaald document nodig is voor het begrijpen van jouw tekst of verhaal, stuur dit dan mee. Verwacht niet dat je begeleider die tussen andere documenten gaat zoeken die je 1,5 maand geleden hebt gestuurd.

Maar hoe komt zo’n mail er dan uit te zien?

Hoe het niet moet

Ik zal je eerst een voorbeeld geven van hoe het niet moet.

—————————————–

Beste Tim,

Hierbij mijn nieuwste versie. Ik zie je feedback tegemoet.

Groeten,

Joyce

—————————————–

Een e-mail als die van Joyce (overigens een gefingeerde naam) krijgen scriptiebegeleiders helaas veel te vaak.

Wat is er mis met deze mail? In ieder geval 3 dingen:

  1. Joyce maakt niet duidelijk wat er waarom veranderd is sinds de laatste versie.
  2. Het is volledig onduidelijk waar Joyce moeite mee heeft en hoe ik haar het beste kan helpen;
  3. Ik kan slechts gokken wat ze precies van mij wil. Feedback, ja, maar waarop precies? Zeker wanneer je tekst groter wordt, heeft het steeds minder zin om ‘zomaar’ feedback te gaan geven.

Hoe hoort het dan wel?

Begeleiders verwachten een kritische en zelfstandige houding van je, dit wil/kun je laten zien. Hieronder een goede e-mail van één van mijn studenten. Hierin is volledig helder wat er precies aan de hand is, en maakt de student concreet wat hij van mij wil weten.

—————————————–

Hoi Tim,

Bij deze mijn nieuwste versie van mijn scriptie.

Wat is er gedaan?

  • Ik heb geprobeerd zoveel mogelijk ‘structuur’ in mijn verslag te brengen d.m.v. het werken in kopjes.
  • Aan de hand van de vorige fb punten het een en ander aangepast/verplaats in de tekst.
  • Hoofdstuk 5 ‘afgemaakt’: zo duidelijk en helder mogelijk beschreven hoe en wat ik heb gedaan.
  • Begonnen met hoofdstuk 8, conclusies en aanbevelingen.
  • De tekst conform handleiding school i.p.v. lettergrootte 11 naar 12 gegaan.
  • Er komen nog andere tabellen/diagrammen in, diegenen die er nu instaan ga ik vervangen met fraaiere afbeeldingen.

Mijn vragen:

  • In de bijlage stuur ik naast mijn versie van mijn scriptie de handleiding van mijn opleiding. Zou je adhv de handleiding en het beoordelingsformulier mijn scriptie zoals een ‘examinator’ willen beoordelen? en na willen kijken of ik voldoe aan de eisen zoals de opleiding vraagt.
  • In mijn hoofdstuk 3, methodologie, heb ik beschreven waarom er een steekproef moet worden gehouden aangezien ik niet de gehele populatie kan ondervragen. (Daar laat ik zien waarom ik gekozen heb voor die 377 respondenten.) Maar moet ik daar in de resultatenanalyse in hoofdstuk 7 nog verder iets mee doen/vermelden?
  • Het liefst zo scherp mogelijk kritiek op de punten/onderdelen die nog onvoldoende zijn of nog te zwak, zodat ik deze kan aanpassen.
  • Ik heb vandaag gesproken met m’n begeleider van school. Hij is weer terug van vakantie en verwacht mijn scriptie eind van de week of max. na het weekend.

Ik kijk uit naar je feedback,

Bedankt en een prettige avond.

Met vriendelijke groet,

Hoang

—————————————–

Wat gaat er goed in deze mail? In ieder geval 4 dingen:

  1. Hoang maakt duidelijk wat hij precies heeft veranderd de laatste tijd. Dat is prettig omdat ik dit makkelijk, puntsgewijs kan controleren. Het laat ook zien dat hij overzicht heeft op zijn werkproces.
  2. Hij stelt concrete vragen waar ik concreet actie op kan ondernemen, en hem daarmee gericht, inhoudelijk en snel van feedback kan voorzien.
  3. De bijlage waar hij naar verwijst stuurt hij ook mee. Deze heeft hij ooit al eerder gestuurd, maar omdat ik hier niet naar hoef te zoeken, kan ik sneller reageren.
  4. Hij wenst me een fijne avond :). Dit lijkt een detail, maar omdat hij vriendelijk en beleefd afsluit, wil ik hem graag helpen. Teveel studenten vergeten dit.

(Tip: Hoang stuurde mij na mijn feedback ook nog een kort bedankje hiervoor: dit creeërt goodwill. Be like Hoang.)

Krijg je geen reactie op de mail?

Het is redelijk om 2/3 werkdagen te wachten op een reactie. Heb je dan nog niks ontvangen? Stuur dan een korte herinnering, liefst met je vorige mail bijgesloten, zoals deze:

————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam], Beste [voornaam],

Even een mailtje om te voorkomen dat mijn vorige onderaan uw inbox verdwijnt :)

Met vriendelijke groet,

[Naam]

————————–

Zoals gezegd kun je je begeleider niet veranderen, maar wel je eigen communicatie – om je begeleider te helpen jou te helpen.

Heeft deze aanpak je geholpen? Of heb je vragen of opmerkingen, stuur me een mailtje op tim@scriptiebegeleider.com!

 

Leave a Reply