Loop je vast? Mail een expert!

Loop je vast? Mail een expert!

Tim Goudriaan No Comment
Geen categorie

Onderzoek doen kost tijd. Veel tijd.

Soms is er zoveel informatie te vinden, dat je niet weet waar je moet beginnen en door de bomen het bos niet meer ziet.

Tijdens het schrijven van mijn eigen scripties heb ik letterlijk maanden besteed aan doelloos ‘nog meer lezen’ en uitzoeken. Veel van mijn studenten hebben ditzelfde probleem.

thesis-topic-title-due-next-week

Maar wat nou als je dit proces kunt versnellen?

Je hebt tijdens het schrijven van je scriptie maar een beperkt aantal uren dat je onderzoek kunt doen. Maar er zijn mensen in jouw vakgebied, die meer tijd – soms (tientallen) jaren – onderzoek naar jouw onderwerp hebben verricht dan jij ooit kunt doen.

Zou het daarom niet waardevol zijn als je deze expert om raad of advies zou kunnen vragen?

Ook in jouw vakgebied bevinden zich talloze experts, zoals bijvoorbeeld de auteurs van de artikelen die je hebt gelezen. Deze hebben soms jaren, soms tientallen jaren, onderzoek gedaan naar jouw onderwerp – meer dan jij ooit in je hele scriptieperiode kunt doen.

Als je dus even de weg kwijt bent, op zoek bent naar inspiratie, of tips & tricks van een deskundige – neem dan contact met deze persoon op.

Maar hoe doe je dat?

Laten we eerst stilstaan bij de gedachten die veel studenten hierbij hebben, namelijk:

  • ‘Deze persoon is veel te druk, die gaat mij nooit helpen!’
  • ‘Ik ben maar een student, hij/zij gaat nooit tijd voor mij vrijmaken!’

Dit zijn allemaal legitieme gedachten, maar uit mijn ervaring is gebleken dat ze niet helemaal juist zijn. Integendeel, wanneer je oprechte interesse toont in iemand, en dat op een vriendelijke, professionele en niet dwingende manier communiceert, dan zul je zien dat mensen vaker wel dan niet bereid zijn om je te helpen of met je mee te denken.

Voorbereiding

Voordat je je mail stuurt, moet je je vragen al hebben staan. Stel, bijvoorbeeld, dat deze persoon direct reageert – dan wil jij meteen kunnen reageren met goede, dus van tevoren bedachte vragen. In zo’n geval heb je iemand’s aandacht, en dan wil je meteen kunnen reageren.

Voorbeeld e-mail

Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n mail eruit kan zien – deze heb ik geadresseerd aan een fictief persoon. (Tip: stuur je e-mail altijd vanaf je studentenadres.)

—————————————–

Geachte heer Kroef,

Mijn naam is Tim Goudriaan en ik ben student Geschiedenis op de Universiteit Utrecht. Ik heb uw e-mailadres verkregen via Jan Antsma van uw instituut.

Momenteel doe ik voor mijn scriptie onderzoek naar Amerikaanse propaganda tijdens de Tweede Wereldoorlog. In dat kader kwam ik uw artikel ‘Verleden Tijd’ tegen in Historisch Magazine Amsterdam van maart dit jaar. Vooral uw ideeën over de wisselwerking tussen radio en ideologie vond ik erg interessant! Gezien uw ervaring en kennis op dit onderwerp, zou ik hier in het kader van mijn scriptie heel graag eens met u over van gedachten wisselen.

Ik vroeg mij daarom af of u donderdag om 10 uur of later misschien tijd heeft voor een (kort) kopje koffie of telefoontje, waarbij ik u 3-5 vragen zou kunnen stellen? Ik ben ook vrijdag de hele dag beschikbaar.

Ik zou het erg leuk vinden om van u een reactie te krijgen, maar zo niet – geen enkel probleem natuurlijk en in ieder geval bedankt!

Met vriendelijke groet,

Tim Goudriaan

PS: Ik kan me voorstellen dat u druk bent, dus ik zou u mijn vragen ook via de e-mail kunnen sturen. Nogmaals dank!

—————————————–

Mijn ervaring is dat mails als deze een succesrate hebben van ongeveer 70%. Dit is waarom:

  1. De meeste mensen stellen twee vragen wanneer ze een e-mail van een onbekende krijgen: a) wie is dit?, en b) hoe kom je aan mijn gegevens? Deze vragen adresseer je daarom als eerste.
  2. Je bent oprecht geïnteresseerd, anders heeft het ook geen zin om deze persoon te mailen. Door een specifiek punt uit zijn/haar werk van een compliment te voorzien, een punt dat jij – nogmaals – oprecht interessant vindt, laat je niet alleen zien dat je tijd en moeite in je mail hebt gestoken; je creeërt ook goodwill.
  3. Je geeft specifiek aan waar je graag contact over wilt.
  4. Je geeft aan dat je maar een beperkt aantal vragen Door een aantal neer te zetten, in plaats van ‘een paar’, is je verzoek overzichtelijk en behapbaar. Je kan altijd nog doorvragen wanneer je contact hebt, maar voor zo’n eerste contact wil je het klein houden.
  5. Je maakt het hem/haar zo makkelijk mogelijk om ‘ja’ te zeggen op je verzoek. Je bent specifiek in je dagen en tijden, maar ook flexibel. Hoe meer denkwerk je de geadresseerde uit handen neemt – remember: deze persoon is druk – hoe groter de kans op een ‘ja’. Door de PS (optioneel) toe te voegen, geef je hem/haar nog een extra optie als afspreken of bellen hem/haar niet uitkomt.
  6. Omdat je deze persoon zeer waarschijnlijk niet kent, houd je het luchtig. Hoewel je natuurlijk heel graag reactie wilt, wil je vooral niet ‘pushy’ overkomen. ‘Geen enkel probleem’ als het niet lukt dus: deze persoon is jou niks verplicht.

—————————————–

Hieronder een template welke je als voorbeeld kunt nemen.

Ik raad je aan deze niet letterlijk over te nemen. Als iemand anders voor jou dit template al heeft gebruikt, en de geadresseerde krijgt 2 keer zo’n zelfde mail, dan is zijn/haar eerste gedachte: ‘je hebt niet eens de moeite genomen om ‘m aan te passen’. Zijn/haar reactie: Delete.

Hanteer dus vooral je eigen stijl, rekening houdend met de principes die ik hierboven noem.

Stuur de mail wanneer deze de grootste kans heeft gelezen te worden. Dus niet op vrijdagmiddag, maar wel rond de lunch op andere werkdagen.

—————————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam],

Mijn naam is [naam] en ik ben student [opleiding] op de [onderwijsinstelling] Ik heb uw e-mailadres verkregen via [persoon/website/elders]. ß Let op: als jullie een gezamenlijk contact hebben, is je slagingskans groter.

Momenteel doe ik voor mijn scriptie onderzoek naar [onderwerp scriptie]. In dat kader kwam ik uw [artikel/interview/blog/etc.] tegen in [tijdschrijft/magazine/website/etc.]. Vooral uw ideeën over [onderwerp] vond ik erg interessant! Gezien uw ervaring en kennis op dit onderwerp, zou ik hier in het kader van mijn scriptie heel graag eens met u over van gedachten wisselen.

Ik vroeg mij daarom af of u [dag] om [tijd] of later misschien tijd heeft voor een (kort) kopje koffie of telefoontje, waarbij ik u 3-5 vragen zou kunnen stellen? Ik ben ook [andere dag] de hele dag beschikbaar.

Ik zou het erg leuk vinden om van u een reactie te krijgen, maar zo niet – geen enkel probleem natuurlijk en in ieder geval bedankt!

Met vriendelijke groet,

[naam]

PS: Ik kan me voorstellen dat u druk bent, dus ik zou u mijn vragen ook via de e-mail kunnen sturen. Nogmaals dank!

—————————————–

Krijg je geen reactie?

Stuur dan na 2/3 werkdagen deze mail:

—————————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam],

Even een mailtje om te voorkomen dat mijn vorige onderaan uw inbox belandt :).

Met hartelijke groet,

[naam]

—————————————–

Ga je geadresseerde vooral niet ‘guilttrippen’ met zinnen als: ‘ik heb nog steeds geen reactie van u gehad’. Gewoon relaxed, niet pushy, slechts een vriendelijke en korte reminder. Juist drukke mensen kunnen zoiets waarderen: je helpt hen vriendelijk ergens aan te herinneren.

Voorkom one-itis

Wanneer je nog geen reactie krijgt, kun je na 3-4 werkdagen nog eens een vriendelijke reminder sturen. Als je hier geen reactie op krijgt, kun je het beter laten rusten. Niet iedereen is in staat of de gelegenheid om te reageren. Zet je zinnen zo mogelijk dan ook nooit op één persoon, maar kijk vooral verder.

Heeft deze aanpak je geholpen? Of heb je vragen of opmerkingen, stuur me een mailtje op tim@scriptiebegeleider.com!

Leave a Reply