Loop je vast? Mail een expert!

Loop je vast? Mail een expert!

Tim Goudriaan No Comments

Onderzoek doen kost tijd. Veel tijd.

Soms is er zoveel informatie te vinden, dat je niet weet waar je moet beginnen en door de bomen het bos niet meer ziet.

Tijdens het schrijven van mijn eigen scripties heb ik letterlijk maanden besteed aan doelloos ‘nog meer lezen’ en uitzoeken. Veel van mijn studenten hebben ditzelfde probleem.

thesis-topic-title-due-next-week

Maar wat nou als je dit proces kunt versnellen?

Je hebt tijdens het schrijven van je scriptie maar een beperkt aantal uren dat je onderzoek kunt doen. Maar er zijn mensen in jouw vakgebied, die meer tijd – soms (tientallen) jaren – onderzoek naar jouw onderwerp hebben verricht dan jij ooit kunt doen.

Zou het daarom niet waardevol zijn als je deze expert om raad of advies zou kunnen vragen?

Ook in jouw vakgebied bevinden zich talloze experts, zoals bijvoorbeeld de auteurs van de artikelen die je hebt gelezen. Deze hebben soms jaren, soms tientallen jaren, onderzoek gedaan naar jouw onderwerp – meer dan jij ooit in je hele scriptieperiode kunt doen.

Als je dus even de weg kwijt bent, op zoek bent naar inspiratie, of tips & tricks van een deskundige – neem dan contact met deze persoon op.

Maar hoe doe je dat?

Laten we eerst stilstaan bij de gedachten die veel studenten hierbij hebben, namelijk:

  • ‘Deze persoon is veel te druk, die gaat mij nooit helpen!’
  • ‘Ik ben maar een student, hij/zij gaat nooit tijd voor mij vrijmaken!’

Dit zijn allemaal legitieme gedachten, maar uit mijn ervaring is gebleken dat ze niet helemaal juist zijn. Integendeel, wanneer je oprechte interesse toont in iemand, en dat op een vriendelijke, professionele en niet dwingende manier communiceert, dan zul je zien dat mensen vaker wel dan niet bereid zijn om je te helpen of met je mee te denken.

Voorbereiding

Voordat je je mail stuurt, moet je je vragen al hebben staan. Stel, bijvoorbeeld, dat deze persoon direct reageert – dan wil jij meteen kunnen reageren met goede, dus van tevoren bedachte vragen. In zo’n geval heb je iemand’s aandacht, en dan wil je meteen kunnen reageren.

Voorbeeld e-mail

Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n mail eruit kan zien – deze heb ik geadresseerd aan een fictief persoon. (Tip: stuur je e-mail altijd vanaf je studentenadres.)

—————————————–

Geachte heer Kroef,

Mijn naam is Tim Goudriaan en ik ben student Geschiedenis op de Universiteit Utrecht. Ik heb uw e-mailadres verkregen via Jan Antsma van uw instituut.

Momenteel doe ik voor mijn scriptie onderzoek naar Amerikaanse propaganda tijdens de Tweede Wereldoorlog. In dat kader kwam ik uw artikel ‘Verleden Tijd’ tegen in Historisch Magazine Amsterdam van maart dit jaar. Vooral uw ideeën over de wisselwerking tussen radio en ideologie vond ik erg interessant! Gezien uw ervaring en kennis op dit onderwerp, zou ik hier in het kader van mijn scriptie heel graag eens met u over van gedachten wisselen.

Ik vroeg mij daarom af of u donderdag om 10 uur of later misschien tijd heeft voor een (kort) kopje koffie of telefoontje, waarbij ik u 3-5 vragen zou kunnen stellen? Ik ben ook vrijdag de hele dag beschikbaar.

Ik zou het erg leuk vinden om van u een reactie te krijgen, maar zo niet – geen enkel probleem natuurlijk en in ieder geval bedankt!

Met vriendelijke groet,

Tim Goudriaan

PS: Ik kan me voorstellen dat u druk bent, dus ik zou u mijn vragen ook via de e-mail kunnen sturen. Nogmaals dank!

—————————————–

Mijn ervaring is dat mails als deze een succesrate hebben van ongeveer 70%. Dit is waarom:

  1. De meeste mensen stellen twee vragen wanneer ze een e-mail van een onbekende krijgen: a) wie is dit?, en b) hoe kom je aan mijn gegevens? Deze vragen adresseer je daarom als eerste.
  2. Je bent oprecht geïnteresseerd, anders heeft het ook geen zin om deze persoon te mailen. Door een specifiek punt uit zijn/haar werk van een compliment te voorzien, een punt dat jij – nogmaals – oprecht interessant vindt, laat je niet alleen zien dat je tijd en moeite in je mail hebt gestoken; je creeërt ook goodwill.
  3. Je geeft specifiek aan waar je graag contact over wilt.
  4. Je geeft aan dat je maar een beperkt aantal vragen Door een aantal neer te zetten, in plaats van ‘een paar’, is je verzoek overzichtelijk en behapbaar. Je kan altijd nog doorvragen wanneer je contact hebt, maar voor zo’n eerste contact wil je het klein houden.
  5. Je maakt het hem/haar zo makkelijk mogelijk om ‘ja’ te zeggen op je verzoek. Je bent specifiek in je dagen en tijden, maar ook flexibel. Hoe meer denkwerk je de geadresseerde uit handen neemt – remember: deze persoon is druk – hoe groter de kans op een ‘ja’. Door de PS (optioneel) toe te voegen, geef je hem/haar nog een extra optie als afspreken of bellen hem/haar niet uitkomt.
  6. Omdat je deze persoon zeer waarschijnlijk niet kent, houd je het luchtig. Hoewel je natuurlijk heel graag reactie wilt, wil je vooral niet ‘pushy’ overkomen. ‘Geen enkel probleem’ als het niet lukt dus: deze persoon is jou niks verplicht.

—————————————–

Hieronder een template welke je als voorbeeld kunt nemen.

Ik raad je aan deze niet letterlijk over te nemen. Als iemand anders voor jou dit template al heeft gebruikt, en de geadresseerde krijgt 2 keer zo’n zelfde mail, dan is zijn/haar eerste gedachte: ‘je hebt niet eens de moeite genomen om ‘m aan te passen’. Zijn/haar reactie: Delete.

Hanteer dus vooral je eigen stijl, rekening houdend met de principes die ik hierboven noem.

Stuur de mail wanneer deze de grootste kans heeft gelezen te worden. Dus niet op vrijdagmiddag, maar wel rond de lunch op andere werkdagen.

—————————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam],

Mijn naam is [naam] en ik ben student [opleiding] op de [onderwijsinstelling] Ik heb uw e-mailadres verkregen via [persoon/website/elders]. ß Let op: als jullie een gezamenlijk contact hebben, is je slagingskans groter.

Momenteel doe ik voor mijn scriptie onderzoek naar [onderwerp scriptie]. In dat kader kwam ik uw [artikel/interview/blog/etc.] tegen in [tijdschrijft/magazine/website/etc.]. Vooral uw ideeën over [onderwerp] vond ik erg interessant! Gezien uw ervaring en kennis op dit onderwerp, zou ik hier in het kader van mijn scriptie heel graag eens met u over van gedachten wisselen.

Ik vroeg mij daarom af of u [dag] om [tijd] of later misschien tijd heeft voor een (kort) kopje koffie of telefoontje, waarbij ik u 3-5 vragen zou kunnen stellen? Ik ben ook [andere dag] de hele dag beschikbaar.

Ik zou het erg leuk vinden om van u een reactie te krijgen, maar zo niet – geen enkel probleem natuurlijk en in ieder geval bedankt!

Met vriendelijke groet,

[naam]

PS: Ik kan me voorstellen dat u druk bent, dus ik zou u mijn vragen ook via de e-mail kunnen sturen. Nogmaals dank!

—————————————–

Krijg je geen reactie?

Stuur dan na 2/3 werkdagen deze mail:

—————————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam],

Even een mailtje om te voorkomen dat mijn vorige onderaan uw inbox belandt :).

Met hartelijke groet,

[naam]

—————————————–

Ga je geadresseerde vooral niet ‘guilttrippen’ met zinnen als: ‘ik heb nog steeds geen reactie van u gehad’. Gewoon relaxed, niet pushy, slechts een vriendelijke en korte reminder. Juist drukke mensen kunnen zoiets waarderen: je helpt hen vriendelijk ergens aan te herinneren.

Voorkom one-itis

Wanneer je nog geen reactie krijgt, kun je na 3-4 werkdagen nog eens een vriendelijke reminder sturen. Als je hier geen reactie op krijgt, kun je het beter laten rusten. Niet iedereen is in staat of de gelegenheid om te reageren. Zet je zinnen zo mogelijk dan ook nooit op één persoon, maar kijk vooral verder.

Heeft deze aanpak je geholpen? Of heb je vragen of opmerkingen, stuur me een mailtje op tim@scriptiebegeleider.com!

Beginnen met je scriptie: bouw een structuur

Tim Goudriaan No Comments

Ben je net met je scriptie begonnen, maar heb je geen idee hoe of waar je moet beginnen? Heb je moeite met het vinden van de juiste structuur?

Hieronder leg ik je uit hoe je je op een simpele manier een structuur voor je scriptie kunt bouwen. Op deze manier kun je voor jezelf wat meer overzicht creëren, en heb je een kapstok waarin je later de rest van je tekst kunt gaan plaatsen. Ook kun je zo alvast een redelijke inschatting maken van de hoeveelheid tekst die je per onderdeel kwijt kunt. Ik eindig met een paar acties die je kunt ondernemen om zelf een structuur te bouwen.

Creëer overzicht: bouw een tabel

In de tabel hieronder ga ik uit van 15000 woorden voor een scriptie, met ongeveer 500 woorden per pagina. Hiervan uitgaand heeft zo’n scriptie dan totaal ongeveer 30 pagina’s aan tekst (voorblad, voorwoord, inhoudsopgave en bibliografie tellen niet mee).

In de eerste kolom heb ik alle standaardonderdelen van een scriptie op volgorde gezet. Dit kan bij jouw scriptie en studie iets anders zijn, dus check je studiehandleiding en welke richtlijnen er voor jouw studie gelden. De methodologie is bij de meeste studies een apart hoofdstuk, maar wordt soms ook enkel in de inleiding opgenomen: dit is bij onderzoeken met enkel literatuurstudie soms het geval. Ook het hoofdstuk discussie is optioneel: niet alle studierichtingen vragen om zo’n hoofdstuk. Het is gebruikelijk om 2 of 3 resultatenhoofdstukken te hebben, maar ook hier kun je iets van afwijken.

In de tweede kolom heb ik de standaardlengte per onderdeel uitgewerkt. Ook dit kan per scriptie en studie iets wijzigen, maar dit geeft je vast een goede basis.

In de derde kolom geef ik een voorbeeld van lengte per onderdeel, met daaronder het totaal. Wanneer we uitgaan van een scriptie van 15.000 woorden, blijven er dus 10.500 woorden over. Deze tekst kun je verdelen over je resultatenhoofdstukken, afhankelijk van hoeveel hoofdstukken je hebt. Zo heb je een algemene inschatting van de hoeveelheid tekst die je per hoofdstuk nodig hebt.

Onderaan de tabel maak ik een simpel rekensommetje: door het vaste aantal pagina’s/woorden af te trekken van het totaal, weet je hoeveel pagina’s/woorden je ongeveer per resultatenhoofdstuk wilt hebben.

Onderdeel Aantal pagina’s/aantal woorden Voorbeeld
Voorblad 1 pagina Aantal pagina’s/woorden van deze onderdelen tellen niet mee voor het totaalaantal pagina’s/woorden van je scriptie
Voorwoord 1 pagina
Inhoudsopgave 1-2 pagina’s
Inleiding 2-4 pagina’s/1000-2000 woorden 3 pagina’s/1500 woorden
Methodologie (optioneel) 2-4 pagina’s/1000-2000 woorden
Theoretisch kader 2-8 pagina’s/1000-2000 woorden 3 pagina’s/1500 woorden
Hoofdstuk (Resultaten)
Hoofdstuk (Resultaten)
Hoofdstuk (Resultaten)
Discussie (optioneel) 2-4 pagina’s/1000-2000 woorden
Conclusie 2-4 pagina’s/1000-2000 woorden 3 pagina’s/1500 woorden
Bibliografie n.v.t. Aantal pagina’s/woorden van deze onderdelen tellen niet mee voor het totaalaantal pagina’s/woorden van je scriptie
Bijlagen n.v.t.
TOTAAL 9 pagina’s/4500 woorden
Resterend 21 pagina’s/10500 woorden
Per resultatenhoofdstuk (/2 hoofdstukken) 11 pagina’s per /5.250 woorden (per hoofdstuk)
Per resultatenhoofdstuk (/3 hoofdstukken) 7 pagina’s/3500 woorden (per hoofdstuk)

 

Acties:

  • Maak zo’n zelfde tabel voor jouw scriptie, zo mogelijk aan de hand van de richtlijnen/studiehandleiding van je studie. Dit hoeft echt niet perfect te zijn, dit kan later nog veranderen.
  • Maak hiervan vast een automatische inhoudsopgave in Word.
    1. Selecteer hiervoor de (voorlopige) titels van je hoofdstukken, en klik op de opmaakstijl Kop 1/Header 1.
    2. Zet de verschillende hoofdstukken op aparte pagina’s en voorzie deze van paginanummers. (Je nummering begint bij het hoofdstuk ‘Inleiding’)
    3. Klik op de pagina waar je je inhoudsopgave wilt hebben, en klik op Verwijzingen/References. Klik hier op Inhoudsopgave/Table of Contents, en zet je je inhoudsopgave in je tekst op de aangewezen plek.
  • Optioneel: zet per hoofdstuk het aantal pagina’s/woorden neer – zo heb je altijd een richtlijn wanneer je het hoofdstuk verder gaat uitwerken.

Bam! Als het goed is heb je nu een structuur voor je scriptie gebouwd die je als kapstok kunt gebruiken.

Heeft deze aanpak je geholpen? Of heb je vragen of opmerkingen, stuur me een mailtje op tim@scriptiebegeleider.com!

Hoe je sneller en betere feedback kunt krijgen

Tim Goudriaan No Comments

Wacht jij soms dagen of weken op feedback van je begeleider? Zo ja, dan sta je er echt niet alleen voor.

Scriptiebureau Snelafstuderen presenteerde in december 2014 de resultaten van een onderzoek onder hbo en wo-studenten naar de reactietijd van scriptiebegeleiders aan de opleiding.

De uitkomst: studenten wachten gemiddeld achttien (!) dagen op een inhoudelijke reactie van hun opleiding, met een variatie van één tot zestig dagen.

Dit is natuurlijk veel te lang en niet acceptabel – je wilt natuurlijk graag gewoon door met je scriptie.

Wat doe jij?

Reageert jouw begeleider altijd laat, of vraagt hij of zij jou weleens om je eerdere mails te verduidelijken?

Dan is er een kans dat jouw manier van feedback vragen niet effectief is, en dat je daarom door je eigen toedoen onbedoeld langer wacht dan nodig is.

Jij, altijd

  Jij, altijd

Begeleiders kunnen allerlei goede en slechte redenen hebben om laat te reageren – dit is niet altijd te verhelpen. Maar jij kunt je kansen op een snellere én inhoudelijke reactie verhogen door effectief te communiceren.

Gebruik de template hieronder om op een effectieve manier om feedback te vragen. Na de template geef ik hier verdere uitleg en voorbeelden bij.

 

E-mail template om over te nemen

Om het extra makkelijk te maken, heb ik hieronder een template gemaakt die je zo kunt overnemen en aanpassen zoals je wilt. Iedereen heeft zijn eigen stijl, dus kijk wat voor jou en je begeleider het beste werkt.

—————————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam]/Beste [voornaam],

Ik hoop dat alles goed met u gaat. Zoals besproken stuur ik u bij deze mijn scriptie toe.

Sinds onze laatste afspraak heb ik de volgende zaken veranderd [liefst opsommen van algemeen naar specifiek, en/of chronologisch]:

  • Verandering sinds vorige versie 1
  • Verandering 2
  • Verandering 3
  • Verandering 4

Hierbij heb ik aan u de volgende vragen:

  • Vraag 1
  • Vraag 2
  • Vraag 3

Ik hoop dat ik een en ander duidelijk heb verwoord en zie uw reactie graag tegemoet. Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet,

[Naam]

—————————————–

Hieronder staan vier belangrijke punten waarmee je rekening kunt houden bij het schrijven van je e-mail, inclusief voorbeelden.

Tip: houd je mail concreet, to the point, en bondig – een half A4’tje is echt wel de max (tenzij je hierover andere afspraken maakt met je begeleider).

Tip2: sommige begeleiders vinden het prettig wanneer je ook in je document aangeeft wat je hebt veranderd, eventueel met kleurtjes.

 

  1. Kondig je verzoek om feedback aan

Effectief communiceren houdt in dat je rekening houdt met je publiek.

Scriptiebegeleiders hebben vaak meerdere studenten onder hun hoede, en sommigen doen dit ook nog eens naast een andere baan.

Omdat jij iets van je begeleider gedaan wilt krijgen, is het jouw taak om hier zo goed mogelijk rekening mee te houden.

Check daarom bij je begeleider van tevoren of je hem of haar op een bepaalde dag (of liever: geef meerdere dagen als optie) om feedback kan vragen. Hier lees je hoe.

Wanneer je ‘ineens’ mailt, zijn je kansen op een snelle, inhoudelijke reactie altijd minder groot.

Zorg er dan wel voor dat je je verzoek om feedback mailt wanneer je mail de grootste kans heeft om gelezen te worden. Met andere woorden: Stuur nooit e-mails op vrijdagmiddag, als je weet dat je begeleider alleen doordeweeks werkt. Rondom lunchtijd (12.00-13.00) uur is vaak een betere optie.

 

  1. Opmaak

Een slechte opmaak kan zelfs de meest interessante e-mails onderaan een to do-lijstje laten belanden. Gebruik witregels tussen alinea’s, en bulletpoints, zodat je mail makkelijk te lezen is.

Tip: zet de datum in de naam van je document.

 

  1. Spelling en grammatica

Type- en spelfouten kunnen je (onterecht) lui en/of slordig doen overkomen. Als jij die indruk wekt, dan hoef je ook geen extra inzet van je begeleider verwachten.

Gebruik daarom correcte interpunctie en hoofdletters. Tip: laat je e-mail desnoods checken door een vriend of vriendin.

 

  1. Wees helder en concreet

Te vaak ontvangen scriptiebegeleiders mails waaruit niet duidelijk is wat de student nu precies wilt weten. Als jij inhoudelijke feedback wilt, dan is het jouw taak om je begeleider daarbij te helpen. Wees daarom altijd helder en concreet in je mails en vragen.

Bedenk nogmaals dat een begeleider vaak meerdere, soms tientallen, studenten begeleid. Maak het hem of haar daarom zo makkelijk mogelijk om jou te helpen.

Met andere woorden:

  • Als je verbeteringen hebt doorgevoerd ten opzichte van een vorige versie, geef dan helder aan wat je hebt veranderd en waarom.
  • Als een bepaald document nodig is voor het begrijpen van jouw tekst of verhaal, stuur dit dan mee. Verwacht niet dat je begeleider die tussen andere documenten gaat zoeken die je 1,5 maand geleden hebt gestuurd.

Maar hoe komt zo’n mail er dan uit te zien?

Hoe het niet moet

Ik zal je eerst een voorbeeld geven van hoe het niet moet.

—————————————–

Beste Tim,

Hierbij mijn nieuwste versie. Ik zie je feedback tegemoet.

Groeten,

Joyce

—————————————–

Een e-mail als die van Joyce (overigens een gefingeerde naam) krijgen scriptiebegeleiders helaas veel te vaak.

Wat is er mis met deze mail? In ieder geval 3 dingen:

  1. Joyce maakt niet duidelijk wat er waarom veranderd is sinds de laatste versie.
  2. Het is volledig onduidelijk waar Joyce moeite mee heeft en hoe ik haar het beste kan helpen;
  3. Ik kan slechts gokken wat ze precies van mij wil. Feedback, ja, maar waarop precies? Zeker wanneer je tekst groter wordt, heeft het steeds minder zin om ‘zomaar’ feedback te gaan geven.

Hoe hoort het dan wel?

Begeleiders verwachten een kritische en zelfstandige houding van je, dit wil/kun je laten zien. Hieronder een goede e-mail van één van mijn studenten. Hierin is volledig helder wat er precies aan de hand is, en maakt de student concreet wat hij van mij wil weten.

—————————————–

Hoi Tim,

Bij deze mijn nieuwste versie van mijn scriptie.

Wat is er gedaan?

  • Ik heb geprobeerd zoveel mogelijk ‘structuur’ in mijn verslag te brengen d.m.v. het werken in kopjes.
  • Aan de hand van de vorige fb punten het een en ander aangepast/verplaats in de tekst.
  • Hoofdstuk 5 ‘afgemaakt’: zo duidelijk en helder mogelijk beschreven hoe en wat ik heb gedaan.
  • Begonnen met hoofdstuk 8, conclusies en aanbevelingen.
  • De tekst conform handleiding school i.p.v. lettergrootte 11 naar 12 gegaan.
  • Er komen nog andere tabellen/diagrammen in, diegenen die er nu instaan ga ik vervangen met fraaiere afbeeldingen.

Mijn vragen:

  • In de bijlage stuur ik naast mijn versie van mijn scriptie de handleiding van mijn opleiding. Zou je adhv de handleiding en het beoordelingsformulier mijn scriptie zoals een ‘examinator’ willen beoordelen? en na willen kijken of ik voldoe aan de eisen zoals de opleiding vraagt.
  • In mijn hoofdstuk 3, methodologie, heb ik beschreven waarom er een steekproef moet worden gehouden aangezien ik niet de gehele populatie kan ondervragen. (Daar laat ik zien waarom ik gekozen heb voor die 377 respondenten.) Maar moet ik daar in de resultatenanalyse in hoofdstuk 7 nog verder iets mee doen/vermelden?
  • Het liefst zo scherp mogelijk kritiek op de punten/onderdelen die nog onvoldoende zijn of nog te zwak, zodat ik deze kan aanpassen.
  • Ik heb vandaag gesproken met m’n begeleider van school. Hij is weer terug van vakantie en verwacht mijn scriptie eind van de week of max. na het weekend.

Ik kijk uit naar je feedback,

Bedankt en een prettige avond.

Met vriendelijke groet,

Hoang

—————————————–

Wat gaat er goed in deze mail? In ieder geval 4 dingen:

  1. Hoang maakt duidelijk wat hij precies heeft veranderd de laatste tijd. Dat is prettig omdat ik dit makkelijk, puntsgewijs kan controleren. Het laat ook zien dat hij overzicht heeft op zijn werkproces.
  2. Hij stelt concrete vragen waar ik concreet actie op kan ondernemen, en hem daarmee gericht, inhoudelijk en snel van feedback kan voorzien.
  3. De bijlage waar hij naar verwijst stuurt hij ook mee. Deze heeft hij ooit al eerder gestuurd, maar omdat ik hier niet naar hoef te zoeken, kan ik sneller reageren.
  4. Hij wenst me een fijne avond :). Dit lijkt een detail, maar omdat hij vriendelijk en beleefd afsluit, wil ik hem graag helpen. Teveel studenten vergeten dit.

(Tip: Hoang stuurde mij na mijn feedback ook nog een kort bedankje hiervoor: dit creeërt goodwill. Be like Hoang.)

Krijg je geen reactie op de mail?

Het is redelijk om 2/3 werkdagen te wachten op een reactie. Heb je dan nog niks ontvangen? Stuur dan een korte herinnering, liefst met je vorige mail bijgesloten, zoals deze:

————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam], Beste [voornaam],

Even een mailtje om te voorkomen dat mijn vorige onderaan uw inbox verdwijnt :)

Met vriendelijke groet,

[Naam]

————————–

Zoals gezegd kun je je begeleider niet veranderen, maar wel je eigen communicatie – om je begeleider te helpen jou te helpen.

Heeft deze aanpak je geholpen? Of heb je vragen of opmerkingen, stuur me een mailtje op tim@scriptiebegeleider.com!

 

Hoe je sneller en betere feedback kunt krijgen: aankondigen

Tim Goudriaan No Comments

Wanneer je druk bezig bent met je scriptie, is het tof wanneer je begeleider je snel van feedback voorziet. Hoe je op een goede en effectieve manier om kunt vragen, lees je hier.

Ik raad je aan om je verzoek om feedback aan te kondigen.

Als je er namelijk voor zorgt dat je begeleider weet dat jouw verzoek om feedback eraan gaat komen, dan hij of zij dat tijdig inplannen. Zo help je je begeleider plannen met zijn of haar drukke schema, en kan hij of zij jou sneller helpen.

Maar hoe kun je dit het beste aanpakken?

Dit kan op 2 manieren:

  1. Telefonisch of mondeling. Probeer voordat je je begeleider spreekt, bijvoorbeeld tijdens een overleg, alvast te bedenken wanneer je hem of haar om feedback wilt vragen. Dit kan zijn na een paar dagen, of zelfs twee weken, maar zorg ervoor dat je een concrete dag noemt – en vraag of deze dag hem of haar uitkomt. Op deze manier kan je begeleider de afspraak vast in zijn of haar agenda zetten, zodat jij geen of mogelijk minder tijd verliest wanneer het moment daar is. Tip: stuur na zo’n overleg altijd een kort en concreet bevestigingsmailtje waarin je aangeeft wat er besproken is.
  2. Via de e-mail. Je kunt bijvoorbeeld een mailtje als dit gebruiken:

————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam], Beste [voornaam],

Ik hoop dat het goed met u gaat. Momenteel ben ik druk bezig met [specifiek onderdeel A van je scriptie, bijvoorbeeld je theoretisch kader of methodologie] en [specifiek onderdeel B].

Ik zou graag binnenkort feedback van u ontvangen.

Zou ik u mijn scriptie volgende week woensdag of donderdag voor 13 uur zou kunnen toesturen? Een later moment in de week, of het begin van de week daarop, zou wat mij betreft ook kunnen.

Ik hoor graag van u!

Met vriendelijke groet,

[Naam]

—————————-

Neem deze mail gerust over en pas ‘m aan zoals je wilt. Let op dat zowel jij als je begeleider misschien een wat andere stijl hanteren, of dat jullie al andere afspraken hebben gemaakt. Pas je communicatie hierop aan.

Let bij het sturen van je mail in ieder geval op deze vier punten:

  1. Open altijd met een vriendelijke en beleefde noot, het is prettig binnenkomen wanneer je aangeeft dat je hoopt dat het goed met iemand gaat, dat diegene een leuk weekend heeft gehad, etc.
  2. Het is vaak beter om aan te geven met welke specifieke onderdelen van je scriptie je bezig bent. Zo houd je je begeleider ook bij de les en maak je duidelijk dat je gericht bezig bent. Heel algemeen ‘bezig zijn’ met je scriptie als geheel is vaag en laat niet zien dat je weet in welk onderdeel van je proces je je bevindt.
  3. Door specifieke dagen of tijden te noemen, kan je begeleider iets voor je inplannen. Dit is altijd beter dan ‘ergens volgende week’ of ‘binnenkort’ – dat is niet in een agenda te zetten. Wanneer je een dag en/of tijd afspreekt, is het natuurlijk wel de bedoeling dat je je hieraan houdt.
  4. Geef naast je voorgestelde dagen, ook aan dat je flexibel bent – het kan natuurlijk zijn dat je begeleider enkel op andere dagen kan. Door hem of haar concrete en specifieke opties te geven, maar ook flexibel te zijn, maak je het hem of haar zo makkelijk mogelijk om ‘ja’ te zeggen.

Krijg je geen reactie op de mail?

Het is redelijk om 2/3 werkdagen te wachten op een reactie. Heb je dan nog niks ontvangen? Stuur dan een korte herinnering, liefst met je vorige mail bijgesloten, zoals deze:

————————–

Geachte heer/mevrouw [achternaam] of Beste [voornaam],

Even een mailtje om te checken of u mijn vorige heeft ontvangen :)

Met vriendelijke groet,

[Naam]

————————–

Sommige begeleiders zullen ongeacht jouw goede mails, vast blijven houden aan veel te lange reactietermijnen van bijvoorbeeld 10 dagen. Daar maakt jouw goede communicatie dan helaas weinig in uit. Maar in andere gevallen kunnen goede e-mails zeker in je voordeel werken.

Heeft deze mail je geholpen, of heb je nog vragen, suggesties of opmerkingen? Mail me op tim@scriptiebegeleider.com.

Veel succes!